数字化转型五步法与成功案例

2022-05-31 15:45:22 栏目：行业动态 查看()

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ERP数字化转型从来不是一蹴而就，从实践的角度总结了数字化转型需要经历的过程，将其归为五个阶段，分别是线下，线上，在线，自动和智能。

来源 / 与数据同行（ID：ysjtx_fyp）

作者 / 傅一平

企业ERP（企业资源计划）系统是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统，通过信息系统对信息进行充分整理、有效传递，使企业的资源在购、存、产、销、人、财、物等各个方面能够得到合理地配置与利用，从而实现企业经营效率的提高。

华为提到的数字化转型，更多的针对的就是ERP的数字化转型，下图显示了一张典型的MSS（信息管理系统）应用架构图，其中ERP是核心，涉及人、财、物等的管理。

笔者今年开始从事MSS的相关工作，一方面惊诧于ERP业务的复杂性，另一方面也对于ERP数字化转型充满期待，因为场景实在是太多了，这些场景一旦转型成功，就可以极大提升公司的运营效率。

但ERP数字化转型从来不是一蹴而就，有同事从实践的角度总结了数字化转型需要经历的过程，我听了备受启发，将其总结为五个阶段，分别是线下，线上，在线，自动和智能，公司里很多ERP业务的数字化过程就是这么演进过来的，今天就结合财务管理中的费用报销这个业务来聊一聊。

第一阶段线下

大家一定都有差旅费报销的经历，我记得以前公司报销是打印一张报销单，写上必要的出差信息，比如出差事项、出差天数，贴上发票等凭据，然后找领导签个字，最后由部门文书或自己交到公司财务部相关人员，财务人员审核报销单合规性和票据的合法性，比如报销金额是否符合标准等，最后提交给出纳打款。

可以看到，全部报销流程基本都是线下操作，效率之低可想而知，自己以前还在公司分部，每次为了报销都要赶到总部去，很耗精力，财务人员审核单据工作量也巨大，因为需要人工逐个进行信息审核，耗时也很长，每年年底报销单子会像纸片一样飞向财务部，财务和出纳人员的压力可想而知。

我原来对财务部有那么多人感到好奇，后来发现原来很多精力都耗在这里。

第二阶段线上

信息化的春风吹过来了，然后公司报销流程也逐步线上化了，其至少带来了三个好处：

第一，线上流程审批提升了效率，比如领导线下签字换成了线上审批就很方便。

第二，线上流程统一了标准，可以防止线下操作过于随意导致的风险，比如原来省公司和地市公司的报销流程不一致，现在全省可以统一一套，管理成本降低了。

第三，线上化后留存了规范化的数据和文档，使得数据分析、审计和归档变得更加容易，这使得报销流程的效能分析成为可能。

但线上化的不彻底也带来了负面效应：

第一，流程间没有彻底打通，报销端到端流程涉及三个子流程，分别是报销申请流程，财务审核流程，资金付款流程，虽然这三个子流程都实现了线上化，但相互间并未打通接口，线上线下交织在一起降低了整体效率。

比如报销申请流程领导审批完后，员工还需要拿着审批过的纸质单子到财务会计那里进行说明，财务会计审核完单据后，还需要线下提交给出纳打钱。

第二，流程的某个环节还需要线下支撑，比如财务审核流程中还不支持线上电子发票凭据。

第三阶段在线

在线跟线上的内涵不太一样，线上是从局部的时空看问题，每个应用都可以声称自己在线上了，但如果应用之间没有打通，这些没打通的点就是线下，在线是从企业全局的时空看问题，以端到端流程在线为核心。

在线是信息化的高级阶段，也是数字化的起点，其主要解决两个核心问题：

第一，流程间的贯通，即将报销申请流程，财务审核流程，资金付款流程三个流程打通，用以提升端到端的效率，同时具备了全流程端到端数据分析的能力，这是数字化最为核心的工作之一。

第二，适应移动化的趋势，将报销所有的流程迁移到手机终端上，报销流程由于随时随地可以被处理而获得效率上的进一步提升。

至此，费用报销的数字化水平才算达到了1.0阶段。

现实中很多流程是无法打通的，因为组织的割裂和机制的原因，现在有了一种折中的解决办法，即通过数字员工来打通，可惜数字员工只能解决应用层面的衔接问题，但无法解决数据的融通问题，这限制了流程进一步优化的可能。

第四阶段自动

虽然流程贯通了，但每个流程每个环节的处理效率还存在提升的空间，这就是AI技术发挥作用的地方：

第一，在报销申请流程中，有个环节需要员工填写发票等信息，以前只能靠人工录入，现在通过RPA,NLP,OCR等AI技术的灵活组合，就可以实现发票等原始凭证信息智能识别和自动填写。

第二，在报销申请流程中，通过关联出差申请流程信息、政策信息可以对填报的报销金额等合规性进行自动稽核。

第三，在财务审核流程中，通过获取并解析报账单据影像、附件等信息与报账结构化信息在提交和审批环节智能推送稽核结果，提示不合规、不一致信息，可以实现检查自动化、审批智能化。

很多流程备受诟病不是流程不合理，而是流程某个环节的信息录入太过繁琐，如果解决了信息录入问题，那么费用报销的数字化水平可以说算达到了2.0阶段。

第五阶段智能

虽然流程的每个环节都认为达到了最优，但局部最优并不意味着全局最优，那么，如何才能达到全局最优呢？那只能靠融通后的数据分析才能发现全局的问题并持续改进，这就是智能化要做的事情。

比如通过流程分析发现资金付款工单总是积压，那么流程需要能自动预警并给出优化的建议，这个过程如果还需要人工介入那就是半智能，如果全部自动调优，那就是数字化最理想的状态了。

数字化水平的3.0阶段就应该是这样吧，当然我们也没达到。

最后，同一个企业各个领域的数字化水平大多也是参差不齐的，某个领域也许已经达到了自动化阶段，但另一个领域可能还处于线下阶段。

比如某些互联网公司营销领域可能已经达到了智能阶段，但在ERP领域可能还处于线下阶段，这是由企业的特点和优先级决定的，但对于制造业来讲，ERP数字化水平太低估计就难以忍受了。

我对于数字化转型的认知也是渐进的，但入局后，发现还是能逐步清晰起来，高大上的方法论固然重要，但还是需要从身边的所谓“小事”做起。

报销看似很小，但真的数字化了，带来的不仅仅是效率的提升，更是几千人天工作量的节省，而这种数字化转型的场景在ERP领域很多。

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